Du behöver inte vara en hacker eller kunna kod för att använda Facebooks olika verktyg. Här är ett exempel:
En ny blogg har en bloggpost om en konversation med ett butiksbiträde på Lindex. Det är inte fördelaktigt för Lindex på något plan. Problemet här är så klart inte butiksbiträdes svar, utan Lindex strategi som är helt galen då centilong är ett absolut mått till skillnad från relativa som ”2-3 år” eller ”large”. Hade Lindex varit inne på linjen ”be honest, do good shit” så hade det här inte hänt. Jag är mäkta nyfiken på att se hur de hanterar den här historien som har spritt sig som en löpeld. Och det är det detta inlägg handlar om:
Jag blev nyfiken på hur mycket denna länk spritts. Den har i skrivande stund 79 kommentarer, vilket säger en hel del, men utöver det har jag inte tillgång till någon som helst statistik för bloggen. Det behöver jag inte heller. Genom att kolla ”Recommendations” på Facebook Social Plugins och skriva in bloggens adress får jag se att 1952 personer (!) delat länken på Facebook. Man kan lugnt säga att den blivit viral, och jag kunde ta reda på det utan att veta mer än bloggens adress.
Facebook visar mig hur många gånger en sida delats även om jag inte äger sidan
PS. Du kan också kolla statistiken för länkar kortade med bit.ly (och för alla tjänster som baserar sig på bit.ly som j.mp och min personliga nowi.cz) kan du bara lägga till ett plustecken efter adressen och då komma till statistiksidan.
Exempel: jag har kortat ner adressen till det här inlägget till http://nowi.cz/h0gKmy. Klickar du på den kommer du tillbaka hit. Lägger jag till ett plus, http://nowi.cz/h0gKmy+ så leder ett klick på den istället till statistiksidan för detta inlägg.
Jag har lovat att skriva om min tolkning av Getting Things Done (GTD), en metod för att effektivisera sin tillvaro. Det här är första steget: att slänga ut jobbets mindre effektiva e-postmiljö till förmån för en där jag kan producera.
På Björn Borg använder vi Microsoft Exchange Server 2003. Bortser man från tycke och smak innebär det här flera problem. Vissa allmänna, andra Mac-specifika:
Man kan bara ha en viss mängd mail på servern1. Fyller man sin kvot studsar mail tillbaka till avsändaren. Jag kan skapa arkiv, men de är bara åtkomliga lokalt på den dator jag skapat dem.
Entourage (Microsofts svar på Outlook för Mac i tidigare Office-versioner) stödjer inte alla funktioner. Jag kan till exempel inte boka mötesrum via Entourage.
Från och med Office 2011 finns Outlook för Mac. Tyvärr är den inte kompatibel med Exchange 2003.
Klienten är lokal. Exchange 2003 har ett webbgränssnitt som var modernt och cutting-edge 1998. Det är extremt trögjobbat och ouppdaterat.
Jag har sedan tidigare använt Gmail och bestämde mig för att sköta även min Björn Borg-mail via det gränssnittet. De övriga fortsätter köra Outlook/Exchange och få märker att jag använder något annat.
Fördelar
Jämfört med hur mycket jag hör mina kolleger prata om mailstrul, överfulla mailboxar och mail de inte hittar så har jag inget strul alls.
Jag kan använda Google Calendar istället för Outlook. Jag kan ta emot, svara på, och skicka mötesinbjudningar i Gmail/Google Calendar utan att det strular för dem som kör Outlook.
Jag har tillgång till min mail via ett utmärkt webbgränssnitt som också finns i en bra mobilversion oavsett vilken typ av smartphone jag har.
Jag kan komma åt mailen på samma sätt som om jag satt vid min egen dator från vilken dator som helst i världen. Jag behöver aldrig lära mig olika gränssnitt.
Jag behöver aldrig installera ett mailprogram på min dator.
Jag får på ett enkelt sätt mailen i min iPhone utan att behöva konfigurera något alls. Eftersom jag använder webbgränssnittet har jag helt enkelt lagt till ett bokmärke till Gmail istället för mailappen på min iPhone. På samma sätt fungerar det utan konfiguration på min iPad. Gmails mobila gränssnitt funkar för alla smartphones.
Jag har aldrig problem med att min mailbox är full, jag har aldrig behövt radera ett mail och jag har alla mail på samma ställe. Eftersom Gmail kollar mailen automagiskt med jämna mellanrum oavsett om jag är inloggad eller inte fylls inte min Exchange-mailbox inte upp även om jag inte kollat mailen på en vecka.
Mina skickade mail ligger i mappen ”skickat” oavsett om jag skickat dem från min egen dator, från någon annans dator eller från mobilen.
Jag kan göra mer avancerade sökningar bland mina mail i Gmail än i Outlook.
Jag har lärt mig att använda Gmails tangentbordsgenvägar och kan således hantera mailen utan att använda musen.
Jag har alla kontakter och min att-göra-lista på samma ställe, och synkar även dessa med min telefon (mer om det i ett senare inlägg)
Jag kan välja vilka mail jag vill se. Genom att söka på label:björn-borg ser jag mail som bara är relaterade till just Björn Borg. Genom att söka på label:inbox -label:björn-borg får jag se alla mail i inkorgen utom de relaterade till Björn borg.
Jag kan använda verktyg som Rapportive och alla andra Gmail labs-grejer. Vad sägs om att till exempel kunna ångra att man tryckt på send och ta tillbaka mailet?2
Hög säkerhet. Gmail körs som standard över HTTPS, och risken att Gmail ska hackas jämfört med att någon hittar ett säkerhetshål i Exchange 2003 och utnyttjar det känns mindre.
Nackdelar
Vi har ingen SMTP-server, så jag skickar mina @bjornborg.com-mail via Gmails SMTP-server. Det gör att vissa mottagare också får se att mailet skickats från ”Micke Kazarnowicz (by way of [min @gmail.com-adress])”. Har ni en SMTP-server, rekommenderar jag att du väljer det alternativet när Gmail erbjuder det.
När jag skickar mail via iPhone/iPad kan jag inte välja avsändaradress. Min @gmail.com-adress används automatiskt.
Samma sak gäller när jag skickar inbjudningar från Google-kalendern – avsändaren är min @gmail.com-adress.
Jag kan fortfarande inte boka mötesrum, utan måste logga in på Exchanges webbgränssnitt för att göra det.
Jag kan inte skicka till lokala listor på servern. Vi har till exempel en som heter ”kontoret” som går till alla på just kontoret.
Jag har inte tillgång till adressboken på Exchange-servern. Första gången jag mailar någon måste jag ta reda på deras mailadress.
Saker att tänka på
Gmail kollar mailen automagiskt. Du kan inte välja att den ska kolla ”varje timme” eller ”varje kvart”. Gmail ställer in sig själv, genom att börja kolla mer sällan, och sedan minska tiden för varje gång du fått nya mail. Det räcker dock inte med att klicka på ”refresh mail” i mailboxen för att tvinga Gmail att hämta nya mail från Exchange. Du måste gå in och klicka på ”check mail now” i settings ->accounts and imports enligt denna screenshot.
Det tar ett tag att få in rutinen ”byt avsändaradress”, ”lägg till signatur” eftersom dessa två saker görs manuellt. Ge dig själv tid.
Uppdatering: Läs också Mannes kommentar som finns under inlägget, där han ger mer värdefulla tips!
– Ditt användarnamn i Exchange, tillsammans med namnet på din mailbox och namnet på er domän. Användarnamnet är oftast det du loggar in på datorn/nätverket med, namnet på din mailbox är ofta det till vänster om @-tecknet, och domänen står i rutan under användarnamnet i inloggningsrutan. Jag loggar till exempel in med MIKA på vårt nätverk, och min mailadress börjar med micke.kazarnowicz. Du kommer att ange användarnamnet i det här formatet: domän/användarnamn/mailbox
– Adressen för att nå er Exchange-server för att kunna hämta mailen via POP3. Det är inte ovanligt att det är samma adress som till webmailen.
– Ditt lösenord
När jag sätter upp det nya kontot frågar Gmail om jag också automagiskt vill sätta en etikett på alla mail som hämtas från det kontot. Det är en bra sak att göra. Jag valde att sätta etiketten ”Björn Borg” på dem, så att alla jobbmail hamnar prydligt ordnade på ett och samma ställe. Jag lade såklart också till min @bjornborg.com-adress så att jag via Gmail kan skicka mail från den. Jag väljer helt enkelt vilken adress jag vill skicka nya mail från (när jag svarar används automatiskt den adress som mailet skickades till):
Val mellan flera avsändaradresser i Gmail
Med hjälp av ”Canned Responses” (finns i Gmail Labs) kan jag ha flera olika signaturer, vilket gör att jag kan lägga in en signatur för vissa mail, och en annan signatur för andra. Så här ser det ut:
Mina signaturer i Gmail med Canned Responses
Mina kolleger kan som vanligt skicka inbjudningar till möten från sina Outlook-kalendrar. Gmail känner igen dessa och låter mig lägga till dem i min Gmail-kalender. När jag lagt till ett möte, ligger det i min kalender med ett frågetecken i titeln ända tills jag svarat ja, nej eller kanske. Mottagaren ser ingen skillnad på att jag tackat ja från Google-kalendern istället från Outlook.
Obesvarad mötesinbjudan från Outlook i min Google-kalender
På samma sätt kan jag skapa evenemang i Google-kalendern och ange mina kollegers e-postadresser i rutan ”bjud in gäster”. De får mailen som kalenderinbjudningar i Outlook och kan svara ja/nej/kanske.
1Exchange licensieras tydligen baserat på mängden data som hanteras. Man behöver alltså betala ganska mycket mer pengar till Microsoft för att få hantera större mängder data. Det innebär att vi har en begränsning på hur mycket mail man får i sin låda. Helt barockt.
2Egentligen är det så att Gmail väntar 5 sekunder med att skicka mailet och under den tiden kan du trycka på ångra. Värdefullt de gånger man är lite för snabb på skicka-knappen och har missat att bifoga en fil till exempel.
Jag har länge använt Rapportive. Jag har också tipsat om det. För att lära mig lite om screencasts och för att förtydliga nyttan av det för dem som ännu inte testat det, har jag här en kort screencast som visar nyttan med Rapportive. Jocke fick vara exemplet, eftersom han är en av dem som jag är säker på inte har några problem med att vara det.
(Screencasten är skapad med Screencast-o-matic som jag blev så förtjust i att jag på studs pröjsade struntsumman 9 dollar för ett års Pro-konto)
Gowalla har ett övertag när det gäller design, men den sociala interaktionen är än så länge oslagbar i Foursquare. I Gowalla kan du lämna små digitala prylar till andra. I Foursquare kan du lämna tips på vad man ska beställa, eller varför inte toalettkoden till biograftoaletten? Sociala tips, baserade på geografisk position med hjälp av Foursquare
”Listor” på Facebook är filter som man kan använda för att bara se vissa personers aktivitet. De fungerar både på sajten och i Facebooks iPhoneapplikation. Här är sättet jag använder mig av listor på för att effektivisera tiden och samtidigt få bättre koll.
Nyligen lyssnade jag på en föreläsning med Alexander Bard och blev påmind om vikten av att behålla exklusiviteten i sitt nätverk. Jag har över 650 personer i mitt nätverk på Facebook, och jag bestämde mig för att gå igenom dem och rensa ut dem jag inte kände eller hade träffat.
När jag tittade på samtliga av mina vänner på Facebook framträdde snabbt ett mönster där jag kunde dela in mina kontakter i sju huvudsakliga grupper baserat på hur jag kände människorna:
– ”Social networks” – personer jag träffat via sociala nätverk (Twitter, bloggare, mailinglistor som Trafik, Elit och Absolut)
– ”Folk från förr” – personer jag känner från tidigare arbetsplatser eller från min skoltid
– ”Gym och fitness” – personer jag lärt känna i min roll som gruppträningsinstruktör/personlig tränare
– ”Miscellanea” – bekantas bekanta och företagssidor jag följer
– ”it’s all relative” – släkt
– ”Hyper Island” – personer jag lärt känna via Hyper Island
– ”Skydive.se” – fallskärmshoppare
– ”Homomaffian” – personer jag träffat eller lärt känna i gaysvängen
Det hjälpte mig att sortera alla mina kontakter. De jag inte känner åkte från mitt nätverk. ”Känner” innebär för mig inte nödvändigtvis ”har träffat AFK”. Det finns personer som jag inte träffat fysiskt, men som jag känner bättre än många afk-bekantskaper.
Att ha sorterat kontakterna löste inte problemet med uppdateringar. För mig är Facebook ett sätt att hålla mig uppdaterad om vad som händer med personer jag gillar, men inte regelbundet pratar med. I flödet från över 600 kontakter krävs det att jag kollar ofta för att inte missa saker. Av alla mina kontakter är det ungefär 100 vars liv jag verkligen vill vara delaktig i.
Facebook-navigation med listor
Fördelen med listor är att en kontakt kan vara med på flera listor samtidigt. Därför skapade jag ytterligare en grupp, ”Darlings”, i vilken jag la till dem jag verkligen vill hålla kolll på. Genom att klicka på ”Darlings” i vänsternavigationen applicerar jag filtret, och nyhetsflödet visar bara uppdateringar från personerna som ingår i den listan.
(För att skapa listor, klicka på ”Vänner” i navigationen högst upp. För att välja vilka listor som är direkt tillgänliga i vänsternavigationen på första sidan, klicka på ”mer” längst ner i vänsterpalten och dra och släpp listorna för att ordna om dem.)
